仕事用のTODOリストには「でかい付箋」、これ朝一枚でOK
2016/10/17
TODOリストって何を使えば一番DOできるの？
TODOリストとは、仕事においてはやらなくてはいけないことを書いておく大事なリスト。これに助けられた人は多いはず。
TODOリストは書けるものなら何でもOK。そのため、バタバタしてる時はメモ用紙やスケジュール手帳、PCのデスクトップ付箋などいろんなものに書き散らしがち。たまたまスケジュール手帳を持ってなかったり、PC起動してなかったりすると、記録はあとでと思って２０分後には忘れてる。とりあえず何かに書いておけばそのうち目につくだろうと思っていても結局見ないままDOされない。
こういう経験何回かあるんじゃないでしょうか？
何かに大事なことを書いていたはずなんだけど、何に書いたっけ？どこに行った？という状況。
試行錯誤１０年、仕事用ベストは「でかい付箋」
いろいろ試して、最終的にTODOリストを机の上に貼り付けるスタイルに落ち着きました。
使うのは付箋です。付箋と言っても、小さいしおりみたいなものではなくて、ある程度大きな文房具屋にしか売っていないB5サイズ弱くらいの付箋です。
このでかい付箋にタスク発生するごとに箇条書きにして、終わったタスクをどんどん消していきます。短期間のタスク管理にはお手軽で、定期的に優先順位の高いものから順に並び替えて古いリストはポイします。
ボールペンとかではなくて、太さ２ｍｍくらいのサインペンで書き込んで、机の上に貼り付けておきます。サインペンで書くのは、見やすさ重視で、汚い字でも比較的読みやすいからです。サインペンで書くと、ごちゃごちゃした机でも一目でTODOリストだと分かります。
これまで試したTODOリストたち
ずっと付箋ばかり使っていたわけではなくて、いろいろ試してきました。付箋以外の使ってよかった順です。
- メモ帳
- 会社指定のグループウェア
- PCデスクトップ表示付箋
- 小さい紙の（一般的な）付箋
- スケジュール手帳
- TODOリスト専用ノート
- EXCELシート
- 自分宛のメール
- 電子手帳
で、使うのを辞めた理由はこんな感じです。
９．電子手帳
今は亡き電子手帳。出た当初は画期的だった。シャープのザウルスとか。一番近いのは電話のできないガラケー。
今から思うと、入力データを使うことはほぼなかった。
これこそデジタルだ！未来感あふれるデバイスでTODOリストを作ろう、とリストを作るのに夢中になるも、入力に手間暇かかっていた。文字認識用の書き方をマスターしなければ、まともに使えない。そんなものを使い続ける理由はありませんでした。
未来感を感じるだけで終了。
８．自分宛のメール
忘れないうちに自分宛にメールを送り記録に残すという方法。
メールを送る際、前回のメールに返信することで上書きができるというメリットがあるものの、表示が離れすぎていてリストとしては非常に見にくい。メールができる環境にないと使えないというのもデメリット。
結局試してみただけだった方法。
７．EXCELシート
何かにつけてEXCELを使いたがる人っていますよね？やる！EXCELで全部やる！っていう、議事録でも報告書でも、何でもかんでもEXCELシートで作る人。
それが通用するくらいEXCELは便利なツール。それがEXCEL。
ただ、自分のやるべきなことを確認するために毎回EXCELを起動しなければならないのはナンセンス。これが嫌で一瞬で辞めました。常時EXCEL起動し続けるとPC重くなって、他の作業しずらくなるし。
数か月単位でのプロジェクトとかの長期的に更新し続けるものだと有用かも知れないけども、そもそもプロジェクト管理ソフトは世の中に一杯ある。わざわざEXCELを使う意味がない。
まさに帯に短したすきに長し。
６．TODOリスト専用ノート
大きな文房具屋さんや無印、ロフトなんかに売っているTODO特化ノート。終わったらチェックつける欄なんかがある。
いい。ただ、コスパが悪い。
わざわざ買うほどのものじゃない。お試し１回終了。
５．スケジュール手帳
スケジュール手帳の空いたスペースに書くスタイル。
スケジュール手帳の最後のほうのページは延々と白ページが続いていたりするのでここに書く手も。
いつでも気軽に書けるのがグッド。が、元々リストを書くためのスペースではないため、空きスペースがなくなるリスクあり。１週間が見開き１ページのスケジュール手帳だと、金曜日に書いたら、次の月曜日は別のページになり、見落とし発生リスクあり。
１日見開き１ページ用のスケジュール手帳だと有用かも知れない。重いし、１年の最後には手帳の半分不要ページとなるけれども。
４．小さい紙の（一般的な）付箋
一般的な付箋にやることを１つずつ書いて、机やPCモニターに貼り付ける方法。
終わったら取って捨てる。色別に分けて、赤の付箋は急ぎ、黄の付箋は今日中、緑は空いた時間のような使い方もできる。
いかんせん書くスペースが狭すぎて、単語を並べるだけで精一杯。５W1Hなんてとても書けない。長期間貼り付けておくと剥がれ落ちてゴミ扱いされる。自分の付箋にもかかわらず、まだDOしてない付箋をゴミ箱へ投入した経験あり。特に、PCモニター貼り付けが剝がれやすいので危険。
PCモニターに、「田中に忠告すること！」などの変な付箋を貼り付けておくと、高確率でいろんな人にこれなに？って突っ込まれる。
ずっと貼り続ける予定のものであれば、テプラでシール作って貼っておくほうがベター。例えば、「昼にPCモニターを消すこと」「今月の会議は１２日、２３日」のような。
３．PCデスクトップ表示付箋
PCのデスクトップ画面に常に表示させておくソフト。
割と使っている人多い。特定の部署で誰かが使い出すと、いつの間にか部署内６割のPCデスクトップに張り付いてる例のアレ。
仕事で１日中PC使うのでいつでも見れて便利。電話中に相手の電話番号書いたりするのにも便利。PC起動時に自動的に立ち上がるので、嫌でも朝目につくし、更新もお手軽。
ただ、なにかの拍子にソフト自体が落ちて、TODOリストが消滅したこと多数あり。また、タスクバーに常駐してくれるので、ただ今タスクバー混みあい中の際、ついつい押しちゃって邪魔。数が多くなってくると、デスクトップアイコン置く場所がなくなったり、アイコン行方不明になったりする。
TODOリスト以外のちょっとしたメモに１枚だけで使用中。
２．会社指定のグループウェア
会社指定のグループウェアがPCにある場合のみ。
グループウェアとは、スケジュールやメール、文書管理、掲示板、承認システムなどの機能を持ったプラットフォームで、会社内の情報共有をやりましょう、というもの。サイボウズやNotesが有名。
そもそもこれが便利だったのは、ほとんどの仕事がグループウェア上で完結してて、常にタブが見えていた状態だったから。議事録やレポートを文書管理機能を使って保存、共有するルールだったので、ついでに自分用文書を作ってそれをTODOリストに。
１．メモ帳
なんだかんだ言って、一番お手軽なメモ帳。
さっと書けてスペースも十分。メモ帳を買っていたわけではなくて、印刷ミスの裏紙を使ってました。
他の紙や資料と一緒に置いておくと、どこに挟まったか分からなくなり、行方不明になりがち。明らかにTODOリストです、という色や形だったら便利だったかも知れないけども、オリジナリティあふれるメモ帳を用意すること自体がお手軽な気がしない。
裏紙を使ってTODOリストを作ると、大量の資料（同じサイズ）に挟まった際に悲惨なことになるのでオススメしません。
覚えているだけでこんな感じです。
前日の付箋の順序を朝一番に並び替え、必要なら追加
朝仕事をする前に、前日の付箋に書いたTODOリストを新しい付箋に書き直し。サインペンでキュッキュと書き殴ります。
このとき各タスクに１,２,３…と番号を振って、優先順位の高いものから順に書くのがポイント。一番下に書いたタスクはいずれ上がってきます。
書き終わったら、デスクに貼り付けて仕事始めるなり、ノートに貼り付けて会議に行くなりします。
写し終わったら、前日のリストはゴミ箱へ。
タスクが終わったら、取り消し線や塗りつぶしでどんどん消していきます。
一日の終わりが見えてくるにつれ、TODOリストを汚していくのが爽快になります。毎日新しい付箋を使うので、付箋のりの吸着力は１日持てばOK。何度貼りなおしても大丈夫です。
まとめ
仕事のTODOリストは、「でかい」付箋を使う。
朝一番に、前日のTODOリストを新しい付箋に書き換える。
優先順位の高いものから書く。
タスクが終わったら塗りつぶす。
タスクが発生したら一番下に書き加える。
お試しあれ。